algemene voorwaarden - meeting
definities
1.1. Organisator: onder organisator wordt verstaan Vlimmo NV, handelend onder de benaming “Firma”, met maatschappelijke zetel te 1800 Vilvoorde, Schaarbeeklei 638 en met ondernemingsnummer 0429.600.033.
1.2. Opdrachtgever: onder opdrachtgever wordt verstaan degene die de opdracht heeft verstrekt tot het organiseren van een meeting door de organisator.
1.3. Overeenkomst: de overeenkomst gesloten tussen de organisator en opdrachtgever waarbij de organisator prestaties verricht in opdracht van en voor rekening van de opdrachtgever.
2. algemene bepalingen
2.1. Behoudens andersluidend schriftelijk akkoord zijn deze algemene voorwaarden van toepassing op elk aanbod, elke offerte en elke orderbevestiging uitgaande van de organisator en op elke overeenkomst tussen de organisator en opdrachtgever.
2.2. Eventuele afwijkingen van deze algemene voorwaarden gelden alleen indien dit uitdrukkelijk en schriftelijk tussen de organisator en de opdrachtgever overeengekomen is en hebben uitsluitend betrekking op de specifiek vermelde zaken in deze afwijking. Alle andere algemene voorwaarden blijven geldig.
2.3. Indien één (volledig of gedeeltelijk) of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar zouden zijn, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing.
3. totstandkoming en inhoud overeenkomst
3.1. De organisator maakt promotie (o.a. website en social media). Deze promoties zijn louter indicatief.
3.2. Offertes hebben, tenzij anders overeengekomen, een geldigheidsduur van 10 werkdagen, te rekenen vanaf de op de offerte vermelde datum.
3.3. In geval van aanvaarding van de offerte zal de opdrachtgever deze ondertekend overmaken aan de organisatie via digitale ondertekening of op het mailadres: hello@workatfirma.be.
De overeenkomst tussen partijen komt pas tot stand na schriftelijke bevestiging van de opdracht, zoals opgenomen in de door de opdrachtgever ondertekende offerte, door de organisator en na ontvangst van de betaling van het voorschot ten belope van 50% op de rekening van de organisator.
4. uitvoering
4.1. De terbeschikkingstelling van de in de offerte vermelde infrastructuur wordt enkel toegestaan voor het uitvoeren van alle handelingen die betrekking hebben op de in de offerte vermelde activiteiten of evenementen, met uitsluiting van elk gebruik of genot van voormelde infrastructuur voor privé- of andere doeleinden die niet in verband staan met de gemelde activiteiten of evenementen.
Andere ruimtes en verdiepingen mogen niet betreden worden. De gebruiker draagt hierin de verantwoordelijkheid. De gebruiker mag de infrastructuur niet aan derden ter beschikking stellen.
5. prijzen
5.1. Alle prijzen worden vermeld in euro en waar mogelijk per persoon. BTW is steeds exclusief.
5.2. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen volwassenen en kinderen in de prijzen, tenzij anders opgenomen in de offerte.
6. betalingsvoorwaarden en wijziging aantallen
6.1. De opdrachtgever verbindt er zich toe om, na aanvaarding van de offerte en bevestiging van de opdracht door de organisator, een voorschot ten belope van 50 % te betalen. Pas na ontvangst van het voorschot ten belope van 50% komt de overeenkomst tussen partijen tot stand. Na afloop van het evenement zal het saldo ten belope van 50% verschuldigd zijn.
6.2. Bij gebreke van betaling op de vervaldatum is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een intrest verschuldigd van 10% per jaar, alsook een forfaitaire schadevergoeding ten belope van 10% van het factuurbedrag, onverminderd het recht van de organisator om vergoeding te vorderen voor de volledig door haar geleden schade in geval deze hoger zou liggen.
6.3. De finale aantallen dienen bevestigd te worden uiterlijk 7 werkdagen vooraf, kleine aanpassingen kunnen in overleg tot 48u op voorhand, nadien worden de eerder bevestigde minimum aantallen aangerekend.
6.4. Indien de wijziging van en/of de aanvulling op de overeenkomst financiële en / of kwalitatieve consequenties zal hebben, zal de organisator de opdrachtgever hiervan op voorhand en schriftelijk inlichten.
7. annulatievoorwaarden
7.1. Indien de opdrachtgever, na het sluiten van de overeenkomst, overgaat tot het annuleren van de activiteit, dan zal de opdrachtgever een annulatievergoeding verschuldigd zijn aan de organisator. De reeds geleverde prestaties en kosten zullen desgevallend vergoed worden door de opdrachtgever.
De annulatiekosten bedragen, afhankelijk van de datum van de annulatie:
annulering binnen de 70 kalenderdagen die het evenement vooraf gaan:
25% van de totale som;annulering binnen de 50 kalenderdagen die het evenement vooraf gaan:
50 % van de totale som;annulering binnen de 20 kalenderdagen die het evenement vooraf gaan:
70 % van de totale som;annulering binnen de 3 kalenderdagen die het evenement vooraf gaan:
100 % van de totale som;
7.2. Indien de activiteit door toedoen van de organisator wordt geannuleerd, zullen de betaalde voorschotten integraal worden terugbetaald aan de opdrachtgever.
7.3. De organisator behoudt zich het recht voor om in geval van omstandigheden buiten haar wil om (zie 14. overmacht) de activiteit te annuleren of in samenspraak de opdrachtgever een passend alternatief aan te bieden.
De reeds geleverde prestaties en kosten zullen desgevallend vergoed worden door de opdrachtgever.
8. aansprakelijkheid & schade
8.1. De verbintenissen in hoofde van de organisator betreffen middelenverbintenissen.
8.2. Indien door de organisator een fout of nalatigheid wordt gemaakt doordat de opdrachtgever aan de organisator onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is de organisator voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk.
8.3. Indien de opdrachtgever bewijst dat zij schade heeft geleden door opzet / een fout in hoofde van de organisator, die bij zorgvuldig handelen zou vermeden is, is de organisator slechts voor de directe schade aansprakelijk tot maximaal het bedrag van de overeenkomst, voor zover de opdrachtgever kan aantonen dat deze schade effectief geleden is.
8.4. De organisator is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, behoudens in geval van opzet of grove fout in hoofde van de organisator.
8.5. De organisator is niet verantwoordelijk voor de prestaties of het materiaal van externe leveranciers of aangestelden. De organisator kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor de eventuele nalatigheid van derden en/of aangestelden.
8.6. Materiaal van de organisator moet door de opdrachtgever in dezelfde staat terug afgeleverd worden als in de staat waarin het geleverd werd. Behoudens de mogelijkheid van de opmaak van een door de partijen ondertekende beschrijving van het betreffende materiaal op vraag van de opdrachtgever, geldt er een vermoeden dat al het materiaal zich in perfecte staat bevindt. Elke schade of verdwijning zal integraal worden doorgerekend aan de opdrachtgever, volgens een reële vergoeding (aankoopprijs / herstellingskost / voorwaarden externe leverancier) en worden betaald door de opdrachtgever op eerste verzoek van de organisator.
8.7. Tevens is de gebruiker gehouden de organisator te vrijwaren voor alle eventuele aanspraken van derden die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van de door hem georganiseerde activiteit.
8.8. Eveneens is de gebruiker aansprakelijk voor schade aan personen, goederen of voorwerpen, voor schade aan het gebouw en/of de lokalen, zowel deze dewelke ter beschikking werden gesteld als deze die niet ter beschikking werden gesteld, tenzij hij kan aantonen dat deze schade in geen geval te wijten is aan een fout of nalatigheid in het gebruik, de bewaking of het onderhoud in hoofde van de gebruiker, zijn personeel of zijn genodigden. In geen geval kan de organisator verantwoordelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen.
8.9. De organisator heeft de infrastructuur als eigenaar verzekerd tegen de gevaren van brand, bliksem, ontploffing, elektriciteitsschade en waterschade.
8.10. De organisator is evenmin verantwoordelijk voor diefstal, brand en ongevallen die zich zouden voordoen op de parking, in het gebouw of vestiaire. Partijen komen bovendien overeen dat de organisator ontslaan is van iedere verantwoordelijkheid voor o.m. schade aan en/of diefstal, verdwijning of beschadiging van voertuigen die zich op of rond de parking bevinden en de hierin aanwezige voorwerpen, welkdanige materiële of lichamelijke schade toegebracht aan cliënteel of derden door toedoen van zichzelf, gasten, elke andere persoon die voor, na of tijdens het evenement aanwezig is of voor zijn rekening werkt, of door derden. De gebruiker aanvaardt de verantwoordelijkheid voor eventuele schade en diefstal ingevolge eigen gebruik en deze zal op hem worden verhaald.
8.11. Andersluidende schriftelijke overeenkomst is de organisator tevens niet verantwoordelijk voor de materialen en producten die de gebruiker zelf meebrengt. De gebruiker dient zelf een eventuele verzekering te sluiten voor de materialen en producten die hij zelf meebrengt.
8.12. Er geldt een meldingsplicht ten aanzien van de organisator voor de door de gebruiker aangebrachte schade.
9. wijziging van de infrastructuur / opkuis / publiciteit
9.1. De gebruiker zal geen wijzigingen aan de infrastructuur mogen aanbrengen en zal de ter beschikking gestelde ruimte(s) als een goede huisvader en overeenkomstig de bestemming gebruiken. Eventuele gebreken zullen onmiddellijk aan de dienstverstrekker worden gemeld.
9.2. Het is strikt verboden om publiciteit en eigen signalisatie aan te brengen binnen de ter beschikking gestelde ruimten, zonder voorafgaandelijke toestemming van de organisator. Indien dit wel gebeurt worden de kosten voor het verwijderen en herstellen aan de gebruiker aangerekend.
10. toezicht en gebruik van de organisator
10.1. De organisator zal op ieder ogenblik de door de gebruiker gebruikte ruimte(s) mogen betreden, bezoeken en gebruiken, in zoverre zij daardoor de activiteiten en evenementen van de gebruiker niet hinderen.
11. exploitatievoorschriften
11.1. Gedurende heel de duur van de overeenkomst zal de gebruiker zich moeten houden aan alle wettelijke, administratieve of andere voorschriften voor het gebruik en de exploitatie van de infrastructuur.
11.2. De gebruiker verbindt er zich toe alle nodige reglementaire en administratieve vereisten te hebben vervuld om het geplande evenement te laten plaatsvinden, zoals daar onder meer ten exemplatieve titel kan genoemd worden SABAM, taksen, etc..
De gebruiker staat als enige in voor de kosten en het regelen van de auteurs- en naburige rechten met de relevante beheersvennootschappen (bv.: SABAM), en zal de organisator integraal vrijwaren voor alle claims van derde partijen in dit verband.
Enige consequentie van het niet hebben van de juiste attesten, (werk)vergunningen en dergelijke valt geheel onder de aansprakelijkheid van de gebruiker. De kosten voor het vervullen van voormelde vereisten vallen eveneens volledig ten laste van de gebruiker.
12. veiligheidsvoorschriften
12.1. Voor alle evenementen in het gebouw van de organisator staat veiligheid boven alles. Voor aanvang van het evenement wordt een uitgebreide instructie met betrekking tot veiligheid gegeven aan de gebruiker of verantwoordelijke.
12.2. Alle evacuatiewegen moeten vrij blijven en mogen door niets of door niemand worden belemmerd.
12.3. De noodverlichting en de veiligheidspictogrammen mogen niet afgedekt of buiten werking gesteld worden.
12.4. De brandblustoestellen en branddetectoren moeten steeds bereikbaar zijn zonder dat obstakels dit zouden verhinderen, en mogen nooit worden verwijderd of verplaatst.
12.5. De brandblustoestellen en branddetectoren moeten steeds bereikbaar zijn zonder dat obstakels dit zouden verhinderen, en mogen nooit worden verwijderd of verplaatst.
Zowel binnen als buiten zijn kaarsen of vuur met open vlam zijn ten allen tijden verboden. Men kan wel theelichtjes in vuurvaste potjes plaatsen. Deze mogen uitsluitend als tafeldecoratie worden toegepast.
12.6. De organisator kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor eventuele inbreuken op de veiligheidsvoorschriften.
13. ontbinding en opschorting van de overeenkomst
13.1. In geval van ernstige wanprestatie in hoofde van de opdrachtgever behoudt de organisator zich het recht voor om, na voorafgaandelijke ingebrekestelling van de opdrachtgever waaraan niet het gepaste gevolg werd verleend, elke uitvoering op te schorten, alsook om de overeenkomst, met onmiddellijk effect, van rechtswege en zonder voorafgaandelijke rechterlijke tussenkomst, te ontbinden voor wat betreft het nog niet uitgevoerde gedeelte.
13.2. In geval van ontbinding van de overeenkomst wegens wanprestatie in hoofde van de opdrachtgever is de organisator gerechtigd tot betaling van de reeds geleverde prestaties, alsook van een forfaitaire schadevergoeding ten belope van 25% (excl. BTW) van het nog niet geleverde gedeelte, dit onder voorbehoud van het recht van de organisator op een grotere schadevergoeding indien zij meer schade kan aantonen.
13.3. In geval van wanprestatie houdt de organisator zich het recht voor om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en dit zolang de opdrachtgever in gebreke blijft zijn verplichtingen na te komen.
13.4. Indien de opdrachtgever uit hoofde van de overeenkomst tussen partijen een vordering heeft tegenover de organisator, heeft de opdrachtgever het recht op dezelfde sancties in geval de organisator gebreke zou blijven.
14. overmacht
14.1. De organisator is van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot de nakoming van enige verbintenis in geval van overmacht. Onder ‘overmacht’ wordt verstaan de situatie waarin de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, verhinderd wordt door omstandigheden buiten de wil van de organisator, zelfs al was deze omstandigheid reeds te voorzien ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst.
14.2. Worden onder meer als gevallen van overmacht beschouwd: vertragingen in of uitblijven van leveringen door leveranciers, tenietgaan van zaken ten gevolge van ongevallen/ziekte, staking, lock-out, brand, elektrische, informatica-, internet- of telecommunicatiestoringen, beslissingen of interventies van overheidswege (waaronder begrepen de weigering of annulering van een vergunning of licentie), brandstoftekorten en fouten of vertragingen te wijten aan een derde persoon. De organisator is niet verplicht om het ontoerekenbaar en onvoorzienbaar karakter van de omstandigheid die overmacht uitmaakt, te bewijzen.
14.3. De opdrachtgever / organisator wordt zo spoedig mogelijk en ten laatste 3 dagen na de overmachtssituatie schriftelijk door de organisator / opdrachtgever op de hoogte gesteld van eventuele overmacht.
14.4. Indien de organisator op het moment van intreden van overmacht inmiddels gedeeltelijk haar verplichtingen uit de overeenkomst is nagekomen, is de opdrachtgever pro parte betaling hiervoor verschuldigd.
14.5. Indien de organisator bij de uitvoering van de overeenkomst door overmacht verhinderd wordt haar verplichtingen tegenover de opdrachtgever na te komen, heeft de organisator de keuze hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of ten dele als ontbonden te beschouwen zonder dat de organisator tot enige schadevergoeding gehouden is.
14.6. Indien de opdrachtgever bij de uitvoering van de overeenkomst door overmacht verhinderd wordt haar verplichtingen tegenover de organisator na te komen, heeft de opdrachtgever de keuze hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of ten dele als ontbonden te beschouwen zonder dat de opdrachtgever tot enige schadevergoeding gehouden is.
15. bevoegdheid
15.1. In geval van enig geschil is het Belgisch recht uitsluitend van toepassing.
15.2. Elk geschil aangaande de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van de overeenkomst valt uitsluitend onder de bevoegdheid van de rechtbanken van de maatschappelijke zetel van Vlimmo NV. In afwijking hiervan kan de organisator ervoor opteren om toepassing te maken van artikel 6241 1° Gerechtelijk Wetboek.
16. verwerking van de persoonsgegevens
16.1. Vlimmo NV is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van de klant en verbindt zich ertoe om deze persoonsgegevens te verwerken conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens verwijst Vlimmo NV naar de Privacy Policy op de website www.workatfirma.be, dewelke integraal deel zal uitmaken van de samenwerking tussen partijen.